Las PERSONAS MORALES deben cumplir con todas las obligaciones que marca el Derecho Corporativo y que se encuentran contenidas en la Ley de Sociedades Mercantiles, así que la celebración de las ASAMBLEAS resulta de suma importancia y no debería ser un requisito solo por cumplir ya que la vida sana de una empresa depende de realizar una adecuada asamblea donde se plasmen los acuerdos tomados por todos los socios.
La ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA de socios o accionistas debe celebrarse dentro de los primeros cuatros meses siguientes a la clausura del ejercicio social, con fundamento en su Artículo 181. Cualquier tipo de asamblea será convocada y presididas respetando los tiempos y formas que señalen los estatutos de la Sociedad por el Presidente del Consejo de Administración, Presidente de la Junta de Socios ó bien el Administrador Único.
El procedimiento para realizar una asamblea inicia con la convocatoria que deberá publicarse a través de la página de la SECRETARIA DE ECONOMIA pudiendo además hacerlo en la forma tradicional es decir en un periódico oficial de la entidad del domicilio de la sociedad o en el de mayor circulación, con la anticipación señalada en los estatutos o en su defecto, quince días antes de la reunión (Art. 186 LGSM). También puede hacerse mediante entrega personalizada a cada uno de los socios debiendo tener cuidado de obtener el acuse de recibido con el nombre, firma, fecha y hora de cada socio, y deben celebrarse en el domicilio social.
Los asuntos que deberá contener la convocatoria y que se trataran en la asamblea ordinaria cuando menos serán los siguientes:
I. Discutir, aprobar o modificar el informe financiero que presentan los administradores o comisarios.
II. En su caso, nombrar al Administrador o Consejo de Administración y a los comisarios.
III. Determinar los emolumentos correspondientes a los Administradores y Comisarios, cuando no hayan sido fijados en los estatutos.
Ahora bien, conforme al Artículo 172 de la misma Ley de Sociedades Mercantiles, los administradores presentaran a la Asamblea de Accionistas, anualmente, un informe que incluya por lo menos:
1. Un informe de los administradores sobre la marcha de la sociedad en el ejercicio, así como sobre las políticas seguidas por los administradores y, en su caso, sobre los principales proyectos existentes.
2. Un informe en que declaren y expliquen las principales políticas y criterios contables y de información seguidos en la preparación de la información financiera.
3. Un estado que muestre la situación financiera de la sociedad a la fecha de cierre del ejercicio.
4. Un estado que muestre, debidamente explicados y clasificados, los resultados de la sociedad durante el ejercicio.
5. Un estado que muestre los cambios en la situación financiera durante el ejercicio.
6. Un estado que muestre los cambios en las partidas que integran el patrimonio social, acaecidos durante el ejercicio.
7. Las notas que sean necesarias para completar o aclarar la información que suministren los estados financieros.
A la información anterior se agregará el informe de los comisarios a que se refiere la fracción IV del artículo 166.
Además de cumplir con lo anterior es importante cuidar lo que señala el Artículo 173 sobre ponerlos a disposición de los accionistas por lo menos quince días antes de la fecha de la asamblea que haya de discutirlo.
El libro de ACTAS otorga certeza JURIDICA a sus socios, le recomendamos que mantengan registradas y firmadas todas las actas de asamblea incluyendo el acta de presentación de los estados financieros del ejercicio concluido el 31 de Diciembre del 2019.